Případová studie DOMY D.N.E.S.

"Snažíme se, aby domy sloužily našim klientům celý život a vytvořily příjemné prostředí pro ně i jejich děti. Naším mottem je VÁŠ NOVÝ DOMOV"

Tomáš Tesař
jednatel společnosti DOMY D.N.E.S.

Představení společnosti

Společnost DOMY D.N.E.S. byla založena v roce 2005 a působí na českém trhu dřevostaveb již 17 let. Kanceláře, sklad a výroba jsou umístěny v průmyslové zóně v Třebíči.

25 zaměstnanců.
Zrealizovala již více než 300 rodinných domů po celé ČR.
Firma je členem Asociace dodavatelů montovaných domů a držitelem certifikátu Dokument národní kvality pro rok 2022.

DOMY D.N.E.S. je přední výrobce a dodavatel dřevostaveb v České republice.

Jak to bylo na začátku

Aby měla firma přehled o svých projektech a pravidelně komunikovala s klienty, potřebovala zavést efektivní systémy a nástroje, které by celý pracovní proces zpřehlednily, zautomatizovaly a přinesly časovou úsporu.

Hlavní problémy:

Web, RAYNET CRM a Quanda nebyly propojeny. Každá aplikace fungovala samostatně.
Chyběla pravidelná komunikace s kontakty získanými z kontaktního formuláře s cílem zvýšit jejich zájem o dřevostavby a spolupráci s námi.
Využívání telefonistek ke komunikaci s potenciálními zákazníky nějakou dobu fungovalo, ale neosvědčilo se.

Hlavní požadavky:

Plně automatizovat komunikaci s potenciálními zákazníky získanými z kontaktního formuláře z webu.
Propojit web, RAYNET CRM a Quandu.
Pravidelnou komunikací na potenciální zákazníky zvýšit jejich povědomí o dřevostavbách a díky tomu získat více kvalitních poptávek.

Odesílání e-mailového seriálu a newsletterů před zavedením Quandy a RAYNETU nebylo ve své podstatě žádné. Potřebovali jsme vyřešit kompletní nastavení procesu oslovení a následné práce s potenciálními zákazníky.“

Jiří Pečenka
ředitel společnosti

Jak to bylo před zavedením RAYNET CRM a Quandy?

Nové kontakty jsme získávali prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na webu. Upozornění na vyplněný formulář bylo odesláno na e-mail člověku, který měl tuto komunikaci v naší firmě na starosti. Tento člověk pak dál s kontaktem pracoval.

Nějakou dobu pak požadavky vyřizoval telefonictky, ale tento model se neosvědčil.

E-mailové adresy získané z formulářů se evidovaly v Excelu, ale dále se s nimi nijak nepracovalo. Chyběla kontrola nad tím, zda a komu jsou e-maily odesílány.

Časem firma začla používat RAYNET CRM, pak i aplikaci Quanda. Tu však zpočátku využívala pouze k zasílání hromadných newsletterů bez toho, aby kampaně někdo vyhodnocoval – sledoval otevíratelnost, prokliky apod. Cílem byla pouze osvěta o dřevostavbách, případně pozvání na veletrhy a podobné akce.

„Společně jsme prošli všechny požadavky a definovali jednotlivé kroky automatizace. Součástí bylo také ověření dostupnosti všech potřebných informací a dat."

Jan Spáčil
CEO Quanda International s.r.o.

Co bylo potřeba vyřešit

V rámci propojení webových stránek, RAYNET CRM a Quandy bylo potřeba realizovat dva scénáře.

Automatický import leadů z RAYNET CRM do Quandy a postupné odeslání šesti e-mailů

Vždy, když v RAYNET CRM vznikne nový lead nebo dojde k úpravě leadu, který již v CRM existuje, proběhne automatický import tohoto leadu do Quandy včetně navázaných štítků.

Při importu do Quandy bude kontaktu navíc přidán štítek „Mailový seriál“. To zařadí kontakt do připraveného e-mailového seriálu, ve kterém bude postupně, v pravidelném intervalu 21 dnů, dostávat automaticky e-mail č. 1 až e-mail č. 6.

Odesílání notifikací v případě prokliku

Každý odeslaný e-mail obsahuje tlačítko s textem „Zanechat vzkaz“. Když příjemce e-mailu na toto tlačítko klikne, dojde k odeslání e-mailové notifikace obchodnímu oddělení s informací o tom, kdo a v jaké kampani klikl.

Zároveň se tento proklik zapíše do příslušného leadu do vytvořených volitelných polí v RAYNET CRM.

Odesílání notifikací z Quanda do Raynet CRM

Jaký byl návrh řešení

Propojit web s RAYNET CRM
Propojit Quandu s RAYNET CRM
Zautomatizovat zasílání e-mailových kampaní
Zasílat zpětnou vazbu z Quandy do RAYNET CRM

Důležitou součástí byla tvorba samotných e-mailů. V rámci realizace tak vznikl šestidílný e-mailový seriál, který postupně všechny příjemce informuje o dřevostavbách a jejich výhodách.

„Prvotní nastavení procesů, vize a celkového fungování trvalo cca 2 měsíce. Samotná realizace automatizace byla velmi rychlá, do 14 dnů bylo hotovo a v únoru 2022 spuštěno.“

Jiří Pečenka
ředitel společnosti

Automatizovaná kvalifikace leadu v praxi

Potenciální zákazník přichází na www.domydnes.cz a vyplňuje formulář.

Údaje z kontaktního formuláře se založí jako nový lead do RAYNET CRM.

Nový lead vytvořený v RAYNET CRM se okamžitě založí jako kontakt do Quandy.

Po založení kontaktu se tento e-mail okamžitě zařadí do prvního dílu 6dílného seriálu.

Informace o prokliku v e-mailu se zapíše do RAYNET CRM.

Tlačítko v e-mailu vede potenciálního zákazníka na poptávkový formulář na www.domydnes.cz.

Co to firmě přineslo

Plnou automatizaci procesu. Od získání kontaktu z kontaktního formuláře na webu, zápis tohoto kontaktu do RAYNET CRM, jeho přenos do Quandy po postupné zasílání 6dílného e-mailového seriálu.

Identifikaci nového potenciálního zákazníka díky evidenci prokliků z e-mailového seriálu.
Méně práce spojené s manuálním zasílám e-mailů. Nižší chybovost a přesnější komunikaci ve správnou chvíli.
Detailní přehled o odesílání a doručování e-mailů.
Přehledné statistiky s přesnými informacemi o tom, kdy, kde a co se událo v e-mailové komunikaci, kolik lidí e-mail otevřelo, přečetlo, kolik se jich odhlásilo…
Plnou kontrolu nad e-mailingem z firmy směrem ven.
Efektivní práci s potenciálními klienty.
Možnost průběžně ladit obsah a vzhled jednotlivých dílů e-mailového seriálu, kdykoli je to potřeba.

Jak spolupráci hodnotí zákazník

„Nejdůležitější je pro mě to, že e-maily odcházejí automaticky v daném čase a nastaveném pořadí. Jsou spolehlivě doručovány na dané adresy a mám podrobný a stálý přehled o tom, co se děje.“

„Celkově nám automatizace pomáhá v osvětě o dřevostavbách, oslovení klientů a vzbuzení zájmu o dřevostavbu. Automatizace neřeší vše, nadále samozřejmě používáme jednotlivé newslettery.“

„Určtě doporučuji spolupráci s Quandou, opravdu je výsledkem velká úspora času a efektivní práce s potenciálními klienty. Musím vyzdvihnout spolupráci s panem Spáčilem, která byla na velmi profesionální úrovni.“

Jiří Pečenka

ředitel společnosti

Automatická kvalifikace leadů