x
Jak Vám Quanda pomůže mít uložená data v souladu s novou legislativou?

GDPR

Jak Vám Quanda pomůže mít uložená data v souladu s novou legislativou?

V souvislosti s novou legislativou jsme v Quandě připravili celou řadu novinek, které Vám pomohou mít uložená data v pořádku.

  • Jan Spáčil
  • Autor

  • Jan Spáčil

Vylepšovali jsme, upravovali, rozšiřovali a přidávali.

Co je nového:

  1. Přidali jsme novou, detailní a přehlednou evidenci o zpracování osobních údajů v detailu kontaktu.
  2. Rozšířili jsme Nastavení o seznam účelů zpracování osobních údajů.
  3. Vytvořili jsme nové kategorie pro "přihlášení a "odhlášení".
  4. Upravili jsme import, export a API.
  5. Přidali jsme nové funkce do Aktivních formulářů.
  6. Jaký dopad budou mít tyto změny na odesílání e-mailových kampaní?
  7. Rozšířili jsme možnosti v automatickém odhlášení - zrušení zasílání e-mailů.
  8. Přidali jsme volbu ukládat / neukládat IP adresu respondentů Online dotazníků.
  9. Upravili jsme naši stávající dokumentaci. "Smluvní podmínky" a "Zásady ochrany osobních údajů".
  10. Nové Nařízení GDPR Vám přináší v souvislosti s ochranou osobních údajů nová práva. V tomto bodě najdete jejich výčet včetně popisu akcí, které můžete při jejich uplatnění podniknout..
  11. Připojujeme zajímavé odkazy týkající se problematiky GDPR.

#1.
Nová, detailní a přehledná evidence o zpracování osobních údajů v detailu kontaktu.

Nově přidáváme do detailu kontaktu část pro evidenci důležitých informací týkajících se zpracování osobních údajů. Objeví se zde přehled, kam můžete ukládat:

  • Pravní titul nebo tituly zpracování osobních údajů.
  • Účel nebo účely zpracování osobních údajů a jejich platnost do.

Nově zde bude také k dispozici informace o tom, zda daný kontakt prošel alespoň jednou tzv. Double Opt-in ověřením. Více o tom, jak funguje Double opt-in ověření najde níže v textu.

Dále se v detailu kontaktu objeví evidence, z jakého zdroje a kdy byl kontakt vytvořen a jaké zdroje a kdy tento kontakt upravovali.

 

#2.
Vytvořili jsme seznam účelů zpracování osobních údajů.

Vytvořli jsme seznam typických účelů a tento seznam 18 účelů zpracování osobních údajů máte k dispozici. Stačí jen zvolit správný účel ve vztahu na důvod zpracování osobních údajů.

Všechny stávající kontakty mají nastaven výchozí účel: "Nenastaven".

 

#3.
Nové kategorie pro "přihlášení" a "odhlášení".

Stavy přihlášení / odhlášení budou nově tyto:

  • Zasílat e-maily
  • Nemůžeme zasílat e-maily (nesouhlasí)
    = odhlásil se
  • Nemůžeme zasílat e-maily (vypršel souhlas)
    = uplynula doba, po kterou bylo možné osobní údaje zpracovávat
  • Nemůžeme zasílat e-maily (čekáme na souhlas)
    = toto je stav, ve kterém budou kontakty, které čekají na ověření pomocí Double opt-in funkce.

Nové kategorie bude možné také nastavovat v detailu kontaktu ručně, upravovat je hromadně pomocí importu a také pomocí API.

 

#4.
Úprava importu, exportu a API.

Na základě těchto změn, došlo k úpravám importu, exportu i API.

Rozšířili jsme export kontaktů.

V exportu Kontaktů najdete kompletní informace o kontaktu, tedy i všechny nově přidané informace týkající se ochrany osobních údajů. Kdykoli budete potřebovat naplnit práva vašich kontaktů, můžete informace, které u daného kontaktu evidujete snadno vyexportovat.

Rozšířili jsme import kontaktů.

Stejným způsbem jsem rozšířili i hromadný import kontaktů. Nově tak budete moci importovat například také právní tituly zpracování, účely zpracování a jejich expiraci. Toto využijete nejvíce při aktualizaci těchto údajů u již existující databáze. 

Rozšířili jsme API.

Stejným způsobem jsem rozšířili také API. Vše nové se dočtete v naší dokumentaci k API, kterou již brzy zaktualizujeme.

 

#5.
Nové funkce "Aktivních formulářů".

Nejvíce novinek naleznete právě v Aktivních formulářích. Vše jsme pečlivě udělali tak, aby zejména získávání nových kontaktů bylo ve shodě s pravidly GDPR. Budete tak mít jistotu, že každý nový kontakt, který získáte, jste získali správným způsobem a kdykoli budete schopni doložit vše, co bude potřeba.

Nový prvek formulářů. Přidali jsme Zaškrtávací pole (check box).

Zaškrtávací pole neboli checkbox bude mít 2 účely. 

  • První - získat další informace při odeslání formuláře. Informace o preferencích, zájmech apod.
  • Druhý - z hlediska GDPR bude sloužit pro udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Pokud využijete check box pro tento druhý účel, přímo při jeho editaci můžete nastavit právní titul zpracování, účel zpracování a jeho expiraci. Všechny tyto údaje, společně s údaji, které Vám kontakt vyplní, se rovnou uloží. Vy tak budete mít přesnou evidenci potřebnou k doložní získaného souhlasu v budoucnosti. Společně s těmito údaji se také uloží datum a čas vytvoření kontaktu a vyplní se jeho zdroj společně s názvem formuláře.  

Double opt in. Nová funkce pro ověření vlastníka kontaktu.

Double opt in je ověření vlastníka e-mailové adresy, který vyplňuje formulář. Po vyplnění formuláře dojde při aktivaci této funkce nejprve k odeslání ověřovacího e-mailu na e-mailovou adresu uvedenou ve formuláři. Tento ověřovací e-mail obsahuje žádost o ověření e-mailu pomocí specifického odkazu, na který musí odběratel kliknout, aby došlo k jeho úspěšnému ověření. Obsah tohoto ověřovacího e-mailu včetně ověřovacího odkazu můžete upravit přesně tak, jak potřebujete.

Po ověření pomocí Double opt in se tato informace objeví také v detailu kontaktu i při jeho exportu.

Nová funkce: Rozšíření levého menu o položku "Vyplněné formuláře".

Poslední z řady novinek týkající se formulářů je rozšíření levého menu o položku "Vyplněné formuláře". Každý odeslaný formulář, resp. jeho obsah se uloží, abyste se k němu mohli kdykoli vrátit. Detail vyplněného formuláře bude obsahovat vše, co kontakt vyplnil nebo zaškrtl, tj. včetně udělených souhlasů a jejich textace.

 

#6.
Jaký dopad budou mít tyto změny na odesílání e-mailových kampaní?

Jelikož každý účel zpracování osobních údajů může mít nastaveno jiné datum expirace a každý kontakt, který máte nebo budete mít v Quandě uložen, může mít těchto účelů více, může velmi snadno dojít k situaci, že jeden kontakt je zároveň několikrát přihlášen i odhlášen současně.

Proto jsme do Nastavení e-mailové kampaně zavedli nové pole, kterým nastavíte, jakého účelu zpracování se daná kampaň týká. Toto nastavení Vám automaticky pohlídá, že se Vám na stranu Příjemců dostanou pouze kontakty, které jsou pro daný účel zpracování stále přihlášeny.

Následně nad těmito kontakty můžete filtrovat pomocí štítků kontaktů tak, jak jste běžně zvyklí.

 

#7.
Změna v automatickém odhlášení.

Ke změně dochází i na stránce odhlášení, na kterou se dostanou příjemci Vašich e-mailů po kliknutí na odkaz pro odhlášení, resp. pro zrušení zasílání e-mailů. Zde budou nyní 2 možnosti.

  1. Odhlásit se pouze pro daný typ komunikace - pouze pro zvolený účel zpracování.
  2. Odhlásit se najednou pro všechny typy komunikace - pro všechny účely zpracování. Druhá možnost odpovídá současnému stavu, tedy kompletnímu odhlášení ze všeho, co na daný kontakt odesíláte.

 

#8.
Úprava rozšířeného nastavení Online dotazníků.

V rozšířeném nastavení Online dotazníků na straně Distribuce přidáváme nově možnost přestat sbírat IP adresy respondentů, kteří Vám vyplnili a odeslali dotazník. Jelikož i IP adresa je osobní údaj, je potřeba mít ke zpracování takového osobního údaje jednak právní titul a v mnohých případech také samostatný souhlas. Stejně jako pro získávání jakéhokoli dalšího osobního údaje pomocí Online dotazníků.

Nově si tedy můžete nastavit, zda IP adresu respondentů ukládat či nikoli. Toto nastavení však také ovlivňuje následnou funkci - Blokaci vyplnění dotazníků pro zvolené IP adresy. Tzn., že pokud nebudete při vyplňování dotazníků IP adresy ukládat, nebude současně možné ani využít funkci, která pro vybrané IP adresy vyplňování dotazníku blokuje.

 

#9.
Nová dokumentace.

Vydali jsem nové "Smluvní podmínky" a "Zásady ochrany osobních údajů".

Tyto dokumenty odráží nové požadavky z hlediska GDPR a zejména Smluvní podmínky obsahují nově zpracovatelskou smlouvu, která upravuje vztah mezi Správcem (tj. Vámi, jako uživatelem Quandy) a námi v roli Zpracovatele osobních údajů, které nám předáváte pro zpracování.

Prosíme, seznamte se s těmito dokumenty co nejdříve.

 

#10.
Jak můžete uplatnit Vaše práva, která v souvislosti s GDPR máte.

Vezměte, prosíme, na vědomí, že podle Nařízení máte níže uvedená práva.

Právo požadovat po nás informaci, jaké vaše osobní údaje zpracováváme.

Tyto informace Vám velmi rádi a rychle sdělíme. Napište nám svůj požadavek na e-mail: support@onquanda.com nebo nás kontaktujte telefonicky na telefonu +420 605 163 892.

Právo vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit, popřípadě požadovat omezení zpracování.

V tomto případě napište svůj požadavek na e-mail: support@onquanda.com nebo nás kontaktujte telefonicky na telefonu +420 605 163 892.

Právo požadovat po nás výmaz těchto osobních údajů.

V tomto případě napište svůj požadavek na e-mail: support@onquanda.com nebo nás kontaktujte telefonicky na telefonu +420 605 163 892.

Právo na přenositelnost údajů a právo požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů.

V tomto případě napište svůj požadavek na e-mail: support@onquanda.com nebo nás kontaktujte telefonicky na telefonu +420 605 163 892. Data Vám můžeme poskytnout ve dvou formátech. V souboru typu *.csv nebo *.xlsx. Prosíme o upřesnění, jaký formát souboru preferujete. 

Právo v případě zpracování prováděného na základě oprávněného zájmu Správce (dle čl. 6 odst. 1. písm. f) Nařízení) máte právo vznést námitku proti zpracování.

V tomto případě nás kontaktujte na na e-mailu: support@onquanda.com nebo nás kontaktujte telefonicky na telefonu +420 605 163 892.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů a právo na účinnou soudní ochranu, pokud máte za to, že Vaše práva podle Nařízení byla porušena v důsledku zpracování Vašich osobních údajů v rozporu s Nařízením.

Stránky Úřadu pro ochranu osobních údajů: https://www.uoou.cz/

 

#11.
Další užitečné tipy a odkazy

 

Máte další dotazy týkající se GDPR a Quandy? Pokud ano, napište nám na support@onquanda.com nebo nás kontaktujte na telefonu: +420 603 734 514.

Mějte se bez GDPRoblémově.

Jan Spáčil

Diskuze